Microsoft Teams: il tuttofare tutto-in-uno

9 giugno 2020· Michel Aguilera

Nel corso degli articoli precedenti abbiamo potuto affrontare il tema degli strumenti collaborativi, che hanno lo scopo di facilitarci le attività di scambio, di comunicazione e di produttività all’interno di organizzazioni di ogni tipo. Questi articoli hanno offerto una visione generale delle possibilità e delle funzioni esistenti, in particolare all’interno dei prodotti di Microsoft 365. Oggi ci concentreremo di più su Microsoft Teams, che da qualche anno ha stravolto l’approccio al concetto di strumento collaborativo integrato. Rassegna delle possibilità di questo prodotto fuori dal comune.

Si collabora..a squadre!

È importante ripercorrere le diverse trasformazioni che Microsoft ha vissuto nel corso degli anni, nel suo desiderio e bisogno di avere interfacce legate alla comunicazione e alla gestione collaborativa. Per chi se lo ricorda, all’epoca di Office 2007 Microsoft aveva lanciato il suo Communicator, sistema di chat integrato con Office (era necessario distribuire un Communicator Server, legato a un ambiente Exchange). Le funzioni vocali potevano funzionare solo tra ambienti dello stesso dominio. Questa soluzione era a sua volta l’evoluzione di un prodotto più vecchio, noto con il nome di NetMeeting. Si è dovuto attendere Office Live Meeting per avere una soluzione che offrisse un ambiente che includesse in un’unica interfaccia (e in modo completo) l’audio via VoIP e il video, oltre allo scambio di documenti, pienamente protetti.

Le iterazioni successive, come Lync e Skype For Business, hanno permesso a Microsoft di far evolvere la propria offerta, introducendo anche la possibilità di creare sistemi di gestione telefonica completi (in particolare con la possibilità di gestire SIP Trunk). Questo approccio richiede di avere, all’interno della propria infrastruttura informatica, server dedicati a questo scopo. Skype For Business, essendo integrato nell’offerta di Office 365, ha permesso di avviare la dematerializzazione delle esigenze telefoniche e collaborative verso il cloud.

Per capire che cos’è un SIP Trunk e qual è la differenza rispetto alla telefonia analogica, ecco un video:

Microsoft Teams ha visto la luce nel 2017. A quell’epoca, il principale concorrente in ambito collaborativo era Slack. L’obiettivo era offrire un’esperienza utente completa, interamente basata sul SaaS e facile da distribuire all’interno delle aziende. Ecco l’interfaccia del concorrente Slack:

Slack non integra funzioni telefoniche. Si fa sentire il bisogno di organizzare meglio la collaborazione all’interno della suite Office 365, dato che Skype For Business è più che altro uno strumento di videoconferenza e di telefonia. Anche se la condivisione di documenti o la possibilità di mostrare il proprio schermo sono funzioni presenti, alcune attese di consolidamento con le altre soluzioni di Microsoft tardano ad arrivare, ed è qui che Teams risponde a queste esigenze. L’amministrazione e la gestione delle risorse di Teams avvengono attraverso il cloud di Microsoft, in Office 365:

Ecco una formazione condensata su Microsoft Teams, per principianti:

Ora che abbiamo visto l’essenziale delle funzioni di Teams e della sua interfaccia, parleremo delle integrazioni che Teams può proporre. Una di queste è l’uso della telefonia in Teams. Per questa funzione, non tutti i paesi in cui si può usare Teams sono sullo stesso piano. Nel caso della Svizzera, dovremo assolutamente passare da uno degli operatori che propongono l’integrazione dei servizi con Microsoft 365.

Ecco un video di presentazione (in inglese) sulla telefonia all’interno di Microsoft Teams:

La procedura richiede competenze di PowerShell e di gestione dei nomi di dominio all’interno della console di amministrazione di Microsoft 365. Per utilizzare le funzioni di telefonia bisogna disporre almeno di:

licenze Microsoft 365 (Business Premium, E3 o E5)
l’opzione Telefonia
l’opzione Conference Audio

Questi prerequisiti possono variare a seconda delle esigenze, da analizzare caso per caso. Esamineremo un’integrazione della telefonia con l’operatore PeopleFone. Per realizzarla bisogna sottoscrivere un contratto con, come prerequisito minimo, 1 canale SIP Trunk e un numero (che assegneremo a un utente). Naturalmente è possibile realizzare altre varianti, più complesse, ma questo richiederà più configurazioni nella console di Microsoft Teams. Per illustrarlo meglio, ecco un video

Per i clienti PeopleFone esiste una procedura scritta, che troverai qui. Per chi volesse andare oltre e tentare l’esperienza, sono a disposizione per aiutarvi in questa integrazione.

Non bisogna dimenticare un punto essenziale: quando apporti modifiche alle impostazioni del tuo tenant, può essere necessario un tempo di 72 ore prima che vengano applicate correttamente!

Se desideri scoprire più informazioni e vedere altri video, ecco il canale YouTube di Microsoft Teams.

In sintesi…si può collaborare?

Microsoft Teams rappresenta un importante passo avanti nelle attività legate a Office 365. Le possibilità di integrazione con elementi di terze parti o il fatto di invitare collaboratori esterni nel tuo ambiente sono solo alcune delle funzioni che permettono a Microsoft Teams di aspirare a un posto di rilievo tra gli strumenti collaborativi in azienda, ma anche per tutte le organizzazioni di qualsiasi dimensione. Va inoltre precisato che Teams è disponibile anche gratuitamente (con alcuni moduli limitati) e che questo permette di avviare molto facilmente un ambiente di lavoro in una piccola struttura. È anche importante precisare che il client Microsoft Teams è disponibile su tutti i sistemi operativi (Windows, Mac, Linux, Android e iOS).

Ci tengo a ringraziare tutto il team di supporto e commerciale di PeopleFone per il suo aiuto nella realizzazione della mia integrazione sul mio tenant :)

Alcuni link utili:
Formazione per gli amministratori
Formazione per gli utenti finali