Microsoft Teams: der Alleskönner für alle Fälle

9. Juni 2020· Michel Aguilera

Im Laufe der vorherigen Artikel konnten wir uns mit dem Thema Collaboration-Tools befassen, die uns Austausch, Kommunikation und Produktivität in Organisationen aller Art erleichtern sollen. Diese Artikel haben einen allgemeinen Überblick über die vorhandenen Möglichkeiten und Funktionen gegeben, insbesondere innerhalb der Produkte von Microsoft 365. Heute befassen wir uns eingehender mit Microsoft Teams, das seit einigen Jahren das Verständnis eines integrierten Collaboration-Tools auf den Kopf gestellt hat. Ein Überblick über die Möglichkeiten dieses außergewöhnlichen Produkts.

Austausch..im Team!

Es lohnt sich, auf die verschiedenen Wandlungen zurückzublicken, die Microsoft im Laufe der Jahre mit seinem Wunsch und Bedarf nach Oberflächen für Kommunikation und kollaboratives Arbeiten durchlaufen hat. Wer sich noch erinnert: Zur Zeit von Office 2007 hatte Microsoft seinen Communicator eingeführt, ein in Office integriertes Chatsystem (dafür musste ein Communicator Server bereitgestellt werden, der an eine Exchange-Umgebung gebunden war). Sprachfunktionen waren nur zwischen Umgebungen derselben Domäne möglich. Diese Lösung war selbst die Weiterentwicklung eines älteren Produkts, bekannt unter dem Namen NetMeeting. Erst mit Office Live Meeting gab es eine Lösung, die in einer einzigen Oberfläche (und vollständig) Audio per VOIP und Video sowie den Austausch von Dokumenten umfasste, und das voll abgesichert.

Die folgenden Iterationen wie Lync und Skype For Business ermöglichten es Microsoft, sein Angebot weiterzuentwickeln, und brachten auch die Möglichkeit, komplette Telefonanlagen aufzubauen (insbesondere mit der Möglichkeit, SIP-Trunks zu verwalten). Dieser Ansatz erfordert dafür eigens vorgesehene Server in der eigenen IT-Infrastruktur. Skype For Business, das in das Angebot von Office 365 integriert ist, hat den Weg geebnet, Telefonie und Zusammenarbeit zu entmaterialisieren und in die Cloud zu verlagern.

Um zu verstehen, was ein SIP-Trunk ist und worin der Unterschied zur analogen Telefonie besteht, hier ein Video:

Microsoft Teams erblickte 2017 das Licht der Welt. Damals war Slack der Hauptkonkurrent im Bereich Zusammenarbeit. Ziel war es, ein umfassendes Nutzererlebnis zu bieten, das vollständig auf SaaS basiert und sich in Unternehmen einfach bereitstellen lässt. Hier die Oberfläche des Konkurrenten Slack:

Slack verfügt über keine Telefoniefunktion. Der Bedarf, die Zusammenarbeit innerhalb der Office-365-Suite besser zu organisieren, macht sich bemerkbar, da Skype For Business eher ein Werkzeug für Videokonferenzen und Telefonie ist. Zwar sind das Teilen von Dokumenten oder die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm freizugeben, vorhanden, doch gewisse Erwartungen an eine Konsolidierung mit den anderen Lösungen von Microsoft lassen auf sich warten – und genau hier erfüllt Teams diese Bedürfnisse. Die Administration und Ressourcenverwaltung von Teams erfolgt über die Microsoft-Cloud, in Office 365:

Hier eine kompakte Schulung zu Microsoft Teams für Einsteiger:

Nachdem wir nun die wichtigsten Funktionen von Teams und seine Oberfläche gesehen haben, sprechen wir über die Integrationen, die Teams bieten kann. Eine davon ist die Nutzung der Telefonie in Teams. Bei dieser Funktion sind nicht alle Länder, in denen Teams genutzt werden kann, gleichgestellt. In der Schweiz müssen wir zwingend über einen der Betreiber gehen, die die Integration der Dienste in Microsoft 365 anbieten.

Hier ein Vorstellungsvideo (auf Englisch) zur Telefonie in Microsoft Teams:

Das Vorgehen erfordert Kenntnisse in PowerShell und in der Verwaltung von Domänennamen in der Administrationskonsole von Microsoft 365. Um die Telefoniefunktionen zu nutzen, braucht man mindestens:

Microsoft-365-Lizenzen (Business Premium, E3 oder E5)
die Option Telefonie
die Option Audiokonferenz

Diese Voraussetzungen können je nach Bedarf variieren und sind von Fall zu Fall zu prüfen. Wir sehen uns eine Telefonie-Integration mit dem Betreiber PeopleFone an. Dazu muss man einen Vertrag abschließen, als Mindestvoraussetzung 1 SIP-Trunk-Kanal und eine Nummer (die wir einem Benutzer zuweisen werden). Selbstverständlich sind auch andere, komplexere Varianten möglich, die jedoch mehr Konfiguration in der Konsole von Microsoft Teams erfordern. Zur besseren Veranschaulichung hier ein Video

Für PeopleFone-Kunden gibt es eine schriftliche Anleitung, die Sie hier finden. Für alle, die weiter gehen und den Versuch wagen möchten, stehe ich gerne zur Verfügung, um Ihnen bei dieser Integration zu helfen.

Einen wesentlichen Punkt darf man nicht vergessen: Wenn Sie Änderungen an den Einstellungen in Ihrem Tenant vornehmen, kann es bis zu 72 Stunden dauern, bis diese korrekt angewendet werden!

Wenn Sie mehr Informationen und weitere Videos entdecken möchten, hier der YouTube-Kanal von Microsoft Teams.

Kurz gesagt…kann man zusammenarbeiten?

Microsoft Teams stellt einen großen Fortschritt bei den Aktivitäten rund um Office 365 dar. Die Integrationsmöglichkeiten mit Drittkomponenten oder die Möglichkeit, externe Mitarbeitende in Ihre Umgebung einzuladen, sind nur einige der Funktionen, mit denen Microsoft Teams einen bevorzugten Platz unter den Collaboration-Tools in Unternehmen, aber auch in Organisationen jeder Größe beanspruchen kann. Zudem ist Teams auch kostenlos verfügbar (mit einigen eingeschränkten Modulen), was den Einstieg in eine Arbeitsumgebung für kleine Strukturen sehr einfach macht. Ebenso wichtig ist, dass der Microsoft-Teams-Client auf allen Betriebssystemen verfügbar ist (Windows, Mac, Linux, Android und iOS).

Ich möchte dem gesamten Support- und Vertriebsteam von PeopleFone für die Hilfe bei der Umsetzung meiner eigenen Integration in meinem Tenant danken :)

Einige nützliche Links:
Schulung für Admins
Schulung für Endnutzer