Microsoft Teams: el todo en uno que lo hace todo
· Michel Aguilera
A lo largo de los artículos anteriores, hemos podido abordar la temática de las herramientas colaborativas, cuyo objetivo es facilitarnos las actividades de intercambio, comunicación y productividad dentro de organizaciones de todo tipo. Estos artículos han aportado una visión general sobre las posibilidades y funciones existentes, en particular dentro de los productos de Microsoft 365. Hoy vamos a centrarnos más en Microsoft Teams, que desde hace algunos años ha revolucionado el enfoque de lo que es una herramienta colaborativa integrada. Repaso de las posibilidades de este producto fuera de lo común.
Intercambiamos… ¡en equipo!
Es importante volver sobre las diversas transformaciones que ha vivido Microsoft a lo largo de los años en su deseo y necesidad de contar con interfaces vinculadas a la comunicación y a la gestión colaborativa. Para quienes lo recuerden, en la época de Office 2007, Microsoft lanzó su Communicator, un sistema de chat integrado con Office (era necesario desplegar un Communicator Server, vinculado a un entorno Exchange). Las funciones de voz solo podían utilizarse entre entornos del mismo dominio. Esta solución era a su vez la evolución de un producto más antiguo, conocido como NetMeeting. Hubo que esperar a Office Live Meeting para disponer de una solución que ofreciera un entorno que incluyera en una misma interfaz (y de forma completa) el audio con VoIP y el vídeo, así como el intercambio de documentos, totalmente seguros.
Las iteraciones siguientes, como Lync y Skype For Business, permitieron a Microsoft hacer evolucionar su oferta, aportando también la posibilidad de crear sistemas de gestión telefónica completos (en particular con la posibilidad de gestionar SIP Trunks). Este enfoque requiere disponer, dentro de la propia infraestructura informática, de servidores dedicados a ello. Skype For Business, al estar integrado en la oferta de Office 365, permitió iniciar la desmaterialización de las necesidades telefónicas y colaborativas hacia la nube.
Para entender qué es un SIP Trunk y la diferencia con la telefonía analógica, aquí tienes un vídeo:
Microsoft Teams vio la luz en 2017. En aquella época, el principal competidor en el ámbito colaborativo era Slack. El objetivo era aportar una experiencia de usuario completa, totalmente basada en SaaS y fácil de desplegar en las empresas. Esta es la interfaz de su competidor Slack:
Slack no integra ninguna función telefónica. Se hace sentir la necesidad de organizar mejor la colaboración dentro de la suite Office 365, ya que Skype For Business es más bien una herramienta de videoconferencia y telefonía. Aunque el uso compartido de documentos o la posibilidad de mostrar la pantalla son funciones presentes, ciertas expectativas de consolidación de las demás soluciones de Microsoft se hacen esperar, y es ahí donde Teams responde a esas necesidades. La administración y la gestión de recursos de Teams se realizan a través de la nube de Microsoft, en Office 365:
Aquí tienes una formación condensada sobre Microsoft Teams, para principiantes:
Ahora que hemos visto lo esencial de las funciones de Teams y de su interfaz, vamos a hablar de las integraciones que puede ofrecer Teams. Una de ellas es el uso de la telefonía en Teams. Para esta función, no todos los países que pueden usar Teams están en igualdad de condiciones. En el caso de Suiza, tendremos que pasar obligatoriamente por uno de los operadores que ofrecen la integración de los servicios con Microsoft 365.
Aquí tienes un vídeo de presentación (en inglés) sobre la telefonía dentro de Microsoft Teams:
El procedimiento requiere conocimientos de Powershell y de la gestión de nombres de dominio, dentro de la consola de administración de Microsoft 365. Para utilizar las funciones de telefonía, hay que disponer como mínimo de:
- licencias de Microsoft 365 (Business Premium, E3 o E5)
- la opción de Telefonía
- la opción Conference Audio
Estos requisitos previos pueden variar según las necesidades, que deben analizarse caso por caso. Vamos a centrarnos en una integración de telefonía con el operador PeopleFone. Para ello, hay que suscribir un contrato que incluya, como requisito mínimo, 1 canal SIP Trunk y un número (que asignaremos a un usuario). Por supuesto, es posible hacer otras variantes, más complejas, pero eso requerirá más configuración en la consola de Microsoft Teams. Para ilustrarlo mejor, aquí tienes un vídeo
Para los clientes de PeopleFone, existe un procedimiento escrito, que encontrarás aquí. Para quienes quieran ir más allá y probar la experiencia, estoy a vuestra disposición para ayudaros con esta integración.
No hay que olvidar un punto esencial: cuando realizas modificaciones en la configuración de tu tenant, ¡puede ser necesario un plazo de 72 h antes de que se apliquen correctamente!
Si quieres descubrir más información y ver más vídeos, aquí tienes el canal de Youtube de Microsoft Teams.
En resumen… ¿podemos colaborar?
Microsoft Teams representa un avance importante en las actividades relacionadas con Office 365. Las posibilidades de integración con elementos de terceros o el hecho de invitar a colaboradores externos a tu entorno son solo algunas de las funciones que permiten a Microsoft Teams aspirar a un lugar destacado entre las herramientas colaborativas en la empresa, pero también para todo tipo de organizaciones de cualquier tamaño. También hay que precisar que Teams está disponible de forma gratuita (con algunos módulos limitados) y que esto permite poner en marcha con gran facilidad un entorno de trabajo en una estructura pequeña. También es importante señalar que el cliente de Microsoft Teams está disponible en todos los SO (Windows, Mac, Linux, Android e iOS).
Quiero dar las gracias a todo el equipo de soporte y comercial de PeopleFone por su ayuda en la realización de mi propia integración en mi tenant :)
Algunos enlaces útiles:
Formación para administradores
Formación para usuarios finales