Informatica e IA›Lavoro da remoto e collaborazione

Coronavirus, ovvero come si organizza il telelavoro

21 marzo 2020· Michel Aguilera

In questi tempi di confinamento, restrizioni agli spostamenti e distanze di sicurezza, tutti scoprono che le misure per proteggersi da questo virus ci porteranno a cambiare drasticamente il nostro modo di lavorare. In quest’ottica, e cercando di essere il più esaustivo possibile, proverò a fare il giro delle possibilità, sia per gli utenti sia per chi mette in atto le soluzioni. Panoramica delle possibilità tecnologiche del momento per il telelavoro.

Sicurezza… ma a distanza!

Certo, il telelavoro non si applica a tutte le professioni (un enorme bravo e tanto coraggio a chi permette alla nostra società di continuare a funzionare). Vivendo in Svizzera, faccio parte di quei privilegiati che lavorano nel settore dei servizi (informatici) e che possono lavorare da qualsiasi luogo. Molti media parlano di questo modo di lavorare, che conquista sempre più persone (un articolo molto interessante qui). I vantaggi sono evidenti riduzioni dei costi (meno viaggi, nessun bisogno di affittare uffici o open space, meno infrastrutture in generale). Per farlo, mi servono un computer, un telefono e una connessione internet. Vedremo più avanti quali sono gli strumenti più adatti a ogni situazione.

Ma al di là delle questioni materiali o logistiche, c’è anche un punto essenziale: lo stato d’animo. Molti penseranno che, se si deve lavorare da casa, ci si possono concedere certe libertà. Personalmente, mi sono dato alcune regole:

• Rispetto gli orari, come se dovessi essere in ufficio (con comunque più facilità nell’organizzare le pause e nessun bisogno di uscire)
• Spiegare a chi ti sta intorno che, se sei in telelavoro, non sei disponibile per altro: stai lavorando! Questo tipo di comunicazione a volte può essere difficile da capire, in particolare per i bambini piccoli, che non capiscono perché papà o mamma siano lì ma non possano occuparsi di loro.
• Disporre di un “vero” spazio professionale (può rivelarsi più difficile per alcune persone, in particolare se vivi in un appartamento o con dei bambini.) Per tenere occupati i bambini, ci sono siti molto creativi, eccone uno: https://taleming.com/occuper-enfants-maison-coronavirus/
• Quando bisogna comunicare, assicurarsi di poterlo fare in tranquillità (anche questo va pianificato bene)
• Assicurarsi che il tuo ambiente informatico sia sufficientemente protetto e che tu non corra rischi (antivirus, firewall)
• Assicurarsi di gestire bene le attività nel corso della giornata e di ripartire correttamente il tempo di lavoro dedicato (fai del time tracking per aiutarti ed evitare la procrastinazione).

Naturalmente, con lo stato d’animo attuale, avremo un calo di motivazione o di energia ed è del tutto normale. Tutte le aziende sanno che, anche se si dispone degli strumenti per comunicare e collaborare, certe situazioni non sono proprio entusiasmanti e che il confinamento finirà per pesare sul morale o sulla motivazione. Alleggerire il carico o adattarlo tenendo conto delle priorità resterà un punto da discutere bene all’interno dei team.

Per quanto riguarda gli strumenti collaborativi, ogni produttore arriva con le proprie soluzioni. Molti da poco offrono gratuitamente, per un certo periodo, l’accesso ai loro prodotti. Nel mio caso, lavoro soprattutto con Office 365 e con lo strumento di punta della collaborazione: Microsoft Teams. Breve presentazione (in inglese):

Esiste una versione a pagamento, integrata nell’offerta Business Premium di Office 365, ma esiste anche una versione gratuita (che si propone di sostituire a breve il prodotto Skype).

Per quanto riguarda la concorrenza, si trovano soluzioni di ogni tipo, come Zoom (ambiente multipiattaforma), da scoprire su questo canale Youtube.

Per fare concorrenza a Office 365, anche Zoho propone soluzioni in modalità SaaS (Software as a Service), per lavorare da qualsiasi dispositivo (PC, Mac, tablet o smartphone).

Panoramica (in inglese):

Abbiamo affrontato alcune delle soluzioni di collaborazione, ma bisogna anche comunicare per telefono e, per questo, la telefonia cosiddetta “tradizionale” resta un tassello essenziale in tutto ciò che riguarda gli scambi tra persone. Microsoft Teams permette di integrare la voce su IP (soluzioni VOIP) ma, se non hai Teams (o non vuoi legarti a un solo fornitore), esistono soluzioni per implementare nel tuo ambiente la telefonia su IP, a costi ridotti. Una soluzione che ho implementato facilmente è la piattaforma 3CX.

Breve video introduttivo su come iniziare con 3CX (in inglese):

Ora che abbiamo visto gli strumenti “software”, parliamo di quale dispositivo sarà il più adatto. Se sei in modalità “consultazione non collaborativa”, cioè rispondere alle mail, consultare pagine web o semplicemente fare chiamate audio, il PC o, meglio ancora, un tablet sarà la tua arma migliore. Il formato, infatti, permette di lavorare da qualsiasi angolo della casa (sì sì, proprio da qualsiasi angolo!). Se devi lavorare su documenti, controllare a distanza altre macchine o essere visibile in videoconferenza, allora privilegia il computer (PC o Mac). Non dimenticare che, se sei visibile, non devi trascurare il tuo aspetto (abbigliamento). Anche lo smartphone sarà tuo alleato, in particolare per attività rapide (rispondere ai messaggi o fare una semplice chiamata), in ogni angolo della casa.

Per alcune aziende, usare il PC privato o persino quello aziendale al di fuori della rete autorizzata può essere un problema. Per questo c’è una soluzione: il desktop virtuale o ancora il Desktop As Service (DaaS). Esistono molti modi per disporre del tuo PC o del tuo ambiente di lavoro “a distanza”, senza dover fare grandi installazioni. Un esempio è l’offerta proposta, per esempio, da Swisscom.

In sintesi, restate a casa

Sì, il telelavoro è possibile e, malgrado i pregiudizi, forse permetterà ad alcune aziende di rendersi conto che è possibile funzionare in modo diverso, senza essere meno produttivi. Bisogna tenere presente che stiamo vivendo una situazione eccezionale e che questo influenzerà molto il nostro modo di vedere le cose. Bisogna sensibilizzare tutti ai rischi che può comportare il non proteggersi. Dobbiamo lavorare tutti insieme in questa direzione. La moltitudine di strumenti (citiamo ancora Slack, Trello o le suite per ufficio come iWork di Apple) è lì per permetterci di continuare a lavorare e restare attivi per le nostre aziende. Non dimenticate che la salute è il bene più prezioso. Per chi avesse bisogno di maggiori informazioni sulle misure precauzionali, ecco il sito ufficiale dell’UFSP: https://ofsp-coronavirus.ch/.

Abbiate cura di voi e dei vostri cari, e a prestissimo!