Coronavirus oder wie sich das Homeoffice organisiert

21. März 2020· Michel Aguilera

In diesen Zeiten von Lockdown, Einschränkungen, Reisebeschränkungen und Sicherheitsabstand entdecken alle, dass die Maßnahmen zum Schutz vor diesem Virus uns dazu bringen werden, unsere Arbeitsweise drastisch zu ändern. Vor diesem Hintergrund und mit dem Bemühen, das Thema möglichst breit abzudecken, versuche ich, einen Überblick über die Möglichkeiten zu geben, sowohl für die Nutzer als auch für diejenigen, die Lösungen einrichten. Ein Rundgang durch die aktuellen technologischen Möglichkeiten für das Homeoffice.

Sicherheit… auf Abstand!

Nun ja, Homeoffice ist nicht für alle Berufe möglich (ein ganz großes Bravo und viel Kraft all jenen, die dafür sorgen, dass unsere Gesellschaft weiter funktioniert). Da ich in der Schweiz lebe, gehöre ich zu den Privilegierten, die im Dienstleistungsbereich (Informatik) tätig sind und von überall aus arbeiten können. Viele Medien berichten über diese Arbeitsweise, die immer mehr Menschen anspricht (ein äußerst interessanter Artikel hier). Die Vorteile sind offensichtliche Kosteneinsparungen (weniger Reisen, keine Notwendigkeit, Büros oder Open Spaces zu mieten, generell weniger Infrastruktur). Dafür brauche ich einen Computer, ein Telefon und eine Internetverbindung. Weiter unten sehen wir, welche Tools für welche Situation am besten geeignet sind.

Doch abgesehen von materiellen oder logistischen Fragen gibt es noch einen wesentlichen Punkt: die Einstellung. Viele werden denken, dass man sich gewisse Freiheiten erlauben kann, wenn man von zu Hause aus arbeiten muss. Ich persönlich habe mir einige Regeln gesetzt:

Ich halte mich an die Arbeitszeiten, als ob ich im Büro sein müsste (allerdings mit mehr Flexibilität bei der Organisation der Pausen und ohne das Haus verlassen zu müssen)
Ihrem Umfeld erklären, dass Sie im Homeoffice nicht für andere Dinge verfügbar sind: Sie arbeiten! Diese Art von Kommunikation kann manchmal schwer verständlich sein, insbesondere für kleine Kinder, die nicht verstehen, warum Papa oder Mama zwar da sind, sich aber nicht um sie kümmern können.
Über einen „echten“ Arbeitsplatz verfügen (das kann für manche Menschen schwieriger sein, insbesondere wenn Sie in einer Wohnung leben oder Kinder haben). Um die Kinder zu beschäftigen, gibt es sehr kreative Websites, hier eine davon: https://taleming.com/occuper-enfants-maison-coronavirus/
Wenn kommuniziert werden muss, sicherstellen, dass dies in Ruhe möglich ist (auch das muss gut geplant werden)
Sicherstellen, dass Ihre IT-Umgebung ausreichend abgesichert ist und Sie kein Risiko eingehen (Virenschutz, Firewall)
Darauf achten, die Aufgaben im Laufe des Tages gut zu organisieren und die Arbeitszeit richtig einzuteilen (nutzen Sie Time Tracking, um sich selbst zu helfen und Prokrastination zu vermeiden).

Natürlich wird es bei unserer aktuellen Gemütslage zu einem Motivations- oder Energieabfall kommen, und das ist völlig normal. Alle Unternehmen wissen, dass manche Situationen, selbst wenn man über die Tools zum Kommunizieren und Zusammenarbeiten verfügt, nicht gerade Lust machen und dass der Lockdown auf die Stimmung oder die Motivation schlagen wird. Die Arbeitslast zu verringern oder sie unter Berücksichtigung der Erfordernisse anzupassen, bleibt ein Punkt, den man in den Teams gut besprechen sollte.

Was die Kollaborationstools angeht, bringt jeder Anbieter seine eigenen Lösungen mit. Viele bieten seit Kurzem für eine gewisse Zeit kostenlosen Zugang zu ihren Produkten an. In meinem Fall arbeite ich vor allem mit Office 365 und dem Flaggschiff der Zusammenarbeit: Microsoft Teams. Eine kurze Vorstellung (auf Englisch):

Es gibt eine kostenpflichtige Version, die im Angebot Business Premium von Office 365 enthalten ist, aber auch eine kostenlose Version (die demnächst das Produkt Skype ersetzen soll).

Bei der Konkurrenz findet man alle möglichen Lösungen, etwa Zoom (plattformübergreifende Umgebung), das man auf diesem YouTube-Kanal kennenlernen kann.

Als Konkurrenz zu Office 365 bietet auch Zoho Lösungen im SaaS-Modus (Software as a Service) an, um von jedem Gerät aus (PC, Mac, Tablet oder Smartphone) zu arbeiten.

Überblick (auf Englisch):

Wir haben einige der Kollaborationslösungen angesprochen, aber man muss auch telefonisch kommunizieren, und dafür bleibt die sogenannte „traditionelle“ Telefonie ein wesentlicher Bestandteil des zwischenmenschlichen Austauschs. Microsoft Teams bietet die Integration von Voice over IP (VOIP-Lösungen) an, aber wenn Sie Teams nicht haben (oder sich nicht an einen einzigen Anbieter binden möchten), gibt es Lösungen, um in Ihrer eigenen Umgebung kostengünstig IP-Telefonie einzurichten. Eine Lösung, die ich problemlos eingerichtet habe, ist die Plattform 3CX.

Ein kurzes Einführungsvideo zum Einstieg in 3CX (auf Englisch):

Nachdem wir nun die „Software“-Tools gesehen haben, sprechen wir darüber, welches Gerät am besten geeignet ist. Wenn Sie im Modus „nicht kollaborative Nutzung“ arbeiten, also E-Mails beantworten, Webseiten aufrufen oder nur Audioanrufe tätigen, ist der PC oder besser noch ein Tablet Ihre beste Waffe. Das Format ermöglicht es nämlich, von jeder Ecke des Hauses aus zu arbeiten (ja, ja, wirklich von überall!). Wenn Sie an Dokumenten arbeiten, andere Rechner fernsteuern oder in einer Videokonferenz gesehen werden müssen, sollten Sie den Computer (PC oder Mac) bevorzugen. Vergessen Sie nicht: Wenn man Sie sieht, vernachlässigen Sie Ihr (äußeres) Erscheinungsbild nicht. Auch das Smartphone wird Ihr Verbündeter sein, insbesondere für schnelle Aufgaben (Nachrichten beantworten oder nur ein Anruf), in allen möglichen Ecken des Hauses.

Für manche Unternehmen kann es problematisch sein, den privaten PC oder sogar den Firmen-PC außerhalb des autorisierten Netzwerks zu verwenden. Dafür gibt es eine Lösung: den virtuellen Desktop oder auch Desktop as a Service (DaaS). Es gibt viele Möglichkeiten, Ihren PC oder Ihre Arbeitsumgebung „aus der Ferne“ zu nutzen, ohne große Installationen vornehmen zu müssen. Ein Beispiel ist etwa das Angebot von Swisscom.

Fazit: Bleiben Sie zu Hause

Ja, Homeoffice ist möglich, und entgegen manchen Vorurteilen wird es einigen Unternehmen vielleicht bewusst machen, dass man auch anders funktionieren kann, ohne weniger produktiv zu sein. Wir müssen im Hinterkopf behalten, dass wir eine außergewöhnliche Situation erleben und dass diese unsere Sicht der Dinge stark beeinflussen wird. Alle müssen für die Risiken sensibilisiert werden, die entstehen können, wenn man sich nicht schützt. Wir alle müssen gemeinsam an diesem Ansatz arbeiten. Die Vielzahl an Tools (nennen wir noch Slack, Trello oder auch Office-Suiten wie iWork von Apple) ermöglicht es uns, weiterzuarbeiten und für unsere Unternehmen aktiv zu bleiben. Vergessen Sie nicht, dass unsere Gesundheit das kostbarste Gut ist. Für alle, die weitere Informationen zu den Vorsichtsmaßnahmen benötigen, die offizielle Website des BAG: https://ofsp-coronavirus.ch/.

Passen Sie gut auf sich und Ihre Angehörigen auf, und bis ganz bald!