Informática e IATeletrabajo y colaboración
El coronavirus o cómo se organiza el teletrabajo
· Michel Aguilera
En estos tiempos de confinamiento, de restricciones de desplazamiento y de distancia de seguridad, todo el mundo descubre que las medidas para protegerse de este virus nos van a llevar a cambiar drásticamente nuestra forma de trabajar. Con esta idea, y procurando abarcar lo máximo posible, voy a intentar repasar las posibilidades, tanto para los usuarios como para quienes implantan las soluciones. Un repaso de las posibilidades tecnológicas del momento para el teletrabajo.
Seguridad… ¡a distancia!
Pues sí, el teletrabajo no se aplica a todas las profesiones (un enorme aplauso y mucho ánimo para quienes permiten que nuestra sociedad siga funcionando). Como vivo en Suiza, formo parte de esos privilegiados que trabajan en el sector servicios (informática) y que pueden trabajar desde cualquier lugar. Muchos medios hablan de esta forma de trabajar, que seduce a cada vez más gente (un artículo muy interesante aquí). Las ventajas son una evidente reducción de costes (menos viajes, sin necesidad de alquilar oficinas u open spaces, menos infraestructura en general). Para ello necesito un ordenador, un teléfono y una conexión a internet. Más abajo veremos cuáles son las herramientas más adecuadas para cada situación.
Pero, más allá de las cuestiones materiales o logísticas, hay también un punto esencial: la actitud. Muchos pensarán que, si hay que trabajar desde casa, uno puede permitirse ciertas libertades. Personalmente, me he fijado algunas reglas:
- Respeto los horarios como si tuviera que estar en la oficina (aunque con más facilidad para organizarme las pausas y sin necesidad de salir)
- Explicar a tu entorno que, si teletrabajas, no estás disponible para otra cosa: ¡estás trabajando! Este tipo de mensaje a veces puede ser difícil de entender, sobre todo para los niños pequeños, que no comprenden por qué papá o mamá están en casa pero no pueden ocuparse de ellos.
- Disponer de un “verdadero” espacio de trabajo (puede resultar más difícil para algunas personas, sobre todo si vives en un piso o con niños). Para entretener a los niños hay webs muy ingeniosas; aquí tienes una: https://taleming.com/occuper-enfants-maison-coronavirus/
- Cuando haya que comunicarse, asegurarse de poder hacerlo con tranquilidad (esto también hay que planificarlo bien)
- Asegurarse de que tu entorno informático es lo bastante seguro y de que no corres ningún riesgo (antivirus, cortafuegos)
- Asegurarse de gestionar bien las tareas del día y de repartir correctamente el tiempo de trabajo dedicado (haz time tracking para ayudarte y evitar la procrastinación).
Por supuesto, con el estado de ánimo en el que estamos, vamos a tener bajones de motivación o de energía, y es totalmente normal. Todas las empresas saben que, aunque dispongamos de herramientas para comunicarnos y colaborar, algunas situaciones no resultan precisamente apetecibles y que el confinamiento va a afectar a la moral o a la motivación. Aligerar la carga o adaptarla teniendo en cuenta las prioridades seguirá siendo un punto que hay que hablar bien en los equipos.
En cuanto a las herramientas colaborativas, cada proveedor de software llega con sus soluciones. Muchos ofrecen desde hace poco acceso gratuito a sus productos durante un tiempo. En mi caso, trabajo sobre todo con Office 365 y la herramienta estrella de la colaboración: Microsoft Teams. Pequeña presentación (en inglés):
Existe una versión de pago, integrada en la oferta Business Premium de Office 365, pero también existe una versión gratuita (que se perfila para sustituir dentro de poco al producto Skype).
En cuanto a la competencia, encontramos todo tipo de soluciones, como Zoom (entorno multiplataforma), que puedes descubrir en este canal de YouTube.
Para competir con Office 365, Zoho también propone soluciones en modo SaaS (Software as a Service) para trabajar desde cualquier dispositivo (PC, Mac, tableta o smartphone).
Visión de conjunto (en inglés):
Hemos abordado algunas de las soluciones de colaboración, pero también hay que comunicarse por teléfono y, para ello, la telefonía llamada “tradicional” sigue siendo una parte esencial de todo lo que tiene que ver con los intercambios entre personas. Microsoft Teams propone integrar la voz sobre IP (soluciones VOIP), pero si no tienes Teams (o no quieres atarte a un único proveedor), existen soluciones para implantar telefonía IP en tu propio entorno y a menor coste. Una solución que he implantado fácilmente es la plataforma 3CX.
Pequeño vídeo de introducción sobre cómo empezar con 3CX (en inglés):
Ahora que hemos visto las herramientas “de software”, hablemos de qué dispositivo será el más adecuado. Si estás en modo “consulta no colaborativa”, es decir, responder correos, consultar páginas web o simplemente hacer llamadas de audio, el PC o, mejor aún, una tableta será tu mejor arma. En efecto, el formato permite trabajar desde cualquier rincón de la casa (sí, sí, ¡de verdad desde cualquier sitio!). Si tienes que trabajar con documentos, tomar el control remoto de otras máquinas o que te vean en videoconferencia, entonces opta por el ordenador (PC o Mac). Y si te van a ver, no descuides tu aspecto (la ropa). El smartphone también será tu aliado, sobre todo para tareas rápidas (responder mensajes o simplemente hacer una llamada), en cualquier rincón de la casa.
Para algunas empresas, utilizar el PC personal o incluso el de la empresa fuera de la red autorizada puede plantear problemas. Para ello hay una solución: el escritorio virtual o también el Desktop As Service (DaaS). Hay muchas formas de disponer de tu PC o entorno de trabajo “a distancia”, sin necesidad de grandes instalaciones. Un ejemplo es la oferta que propone, por ejemplo, Swisscom.
En resumen, quedaos en casa
Sí, el teletrabajo es posible y, pese a los prejuicios, quizá permita a algunas empresas darse cuenta de que es posible funcionar de otra manera sin ser menos productivos. Hay que tener presente que vivimos una situación excepcional y que va a afectar enormemente a nuestra visión de las cosas. Hay que concienciar a todo el mundo de los riesgos que puede conllevar no protegerse. Tenemos que trabajar todos juntos en este enfoque. La multitud de herramientas (citemos también Slack, Trello o las suites ofimáticas como iWork de Apple) está ahí para permitirnos seguir trabajando y mantenernos activos para nuestras empresas. No olvidéis que nuestra salud es el bien más preciado. Para quienes necesiten más información sobre las medidas de precaución, la web oficial de la OFSP (Oficina Federal de Salud Pública): https://ofsp-coronavirus.ch/.
Cuidaos mucho, cuidad de vuestros seres queridos y ¡hasta muy pronto!